Prácticas ágiles para que su equipo remoto sea más productivo.

El inicio de una nueva forma de trabajar para las empresas no solo de México, sino de todo el mundo nos tomo por sorpresa y algunos hasta el momento no han logrado una adaptación al 100% de esto que llamamos HomeOffice. Pero hay algunas mejores prácticas que casi todos los equipos remotos pueden usar para obtener resultados dentro de la empresa.

A medida que las cosas progresan hacia algo parecido a lo “normal”, está claro que los aspectos del trabajo remoto permanecerán en la mayoría de las empresas mucho después de que haya pasado la pandemia. Por lo tanto, es hora de comenzar a pensar en cómo optimizar el rendimiento de los equipos remotos.

Los equipos organizados son más ágiles, más receptivos y más responsables: todos los rasgos que los equipos remotos necesitan para prosperar. Independientemente del proyecto o departamento, existen algunas mejores prácticas generales que casi todos los equipos remotos pueden usar para obtener resultados.

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Sprints

La "unidad de medida" básica en ágil es un sprint. Una vez que el equipo decide una tarea, que puede ser cualquier cosa, desde organizar una nueva campaña de marketing hasta agregar una función solicitada a un producto, dedican una semana a un mes únicamente para completar la tarea. Ese tiempo se llama sprint.

En los “viejos tiempos”, los equipos se encerraban en una habitación durante un sprint. Eso no es posible para un equipo remoto, pero a través de videoconferencia, pantallas compartidas y control remoto, puede lograr la misma sensación de colaboración y enfoque.

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Aislar a los equipos de las distracciones

Las organizaciones ágiles de alto rendimiento a menudo usan un facilitador de procesos (a menudo un "scrum master" certificado) para ayudar no solo a mantener a los equipos en el camino durante sus sprints, sino para aislar al equipo de las influencias externas durante ese tiempo.

Ser un scrum master se ha convertido en una trayectoria profesional viable (y lucrativa), pero el concepto de proteger a un equipo para que logren sus objetivos no lo requiere. Solo requiere un gerente que sepa lo que está sucediendo interna y externamente y que pueda priorizar las tareas. La capacidad de decir "no" es muy útil. 

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Stand-Ups
Todas las mañanas, o al menos cada dos mañanas, el equipo dedica solo 10-15 minutos en total a describir sus objetivos del día, las barreras o desafíos que los han estado frenando y cómo el equipo puede usar de manera más eficiente el tiempo próximo. El límite de tiempo es rígido, de lo contrario el stand-up se convertirá en otra reunión interminable e innecesaria. De hecho, es por eso que se les llama stand-ups: es menos probable que las personas pierdan el tiempo si están de pie durante una reunión.

Los levantamientos matutinos también son una forma significativa para que la gerencia gane visibilidad en la producción del equipo y elimine algunos temores que los ejecutivos aún tienen sobre la pérdida de productividad cuando trabajan de forma remota.

Recuerde, este no es un momento social. Entra, haz que todos estén en la misma página y sal. Si todos deben pararse físicamente durante la videollamada para hacer esto, que así sea.

Tenga una agradable hora feliz (virtual) una vez que termine el sprint.

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Kanban / Tableros de estado

De vuelta en la oficina, algunos equipos ágiles tuvieron la suerte de tener una sala dedicada para sus sprints, dominada por un tablero utilizado para realizar un seguimiento del estado de las tareas a medida que avanzaban de lo planificado. El enfoque de baja tecnología a menudo tomaba la forma de notas Post-It en una pizarra, y eran fundamentales para mantener a todos en la misma página y trabajar de manera eficiente.

Obviamente, el enfoque de baja tecnología no funciona de forma remota. Pero los equipos deben mantener la visibilidad de lo que hacen todos . Ya sea a través de una simple hoja de cálculo o una aplicación dedicada como google drive, un tablero de estado virtual puede hacer que todo, especialmente los stand-ups, sea más efectivo. No olvide activar las notificaciones de cambios de estado, ya que no estará mirando el tablero todo el día.

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Retros

Después de un sprint viene una revisión y una retrospectiva o "retro". Al igual que otras ceremonias, tiene un propósito: identificar las formas en que el próximo sprint puede ser mejor. Una revisión repasa el trabajo realizado por el equipo, a menudo con partes interesadas externas. Una retro se trata de cómo el equipo puede trabajar mejor interpersonalmente.

La dinámica del equipo cambia, especialmente en un momento en el que la comunicación a menudo carece de las señales sociales que proporciona trabajar juntos en persona. Es importante controlar periódicamente la salud del equipo. Esto hace que la videoconferencia sea el vehículo (remoto) perfecto para esta ceremonia. Solo asegúrese de seguir algunas normas de videoconferencia o su retro puede salirse de los rieles.

La metodología ágil puede ser tan simple o compleja como desee. La gente ha hecho carreras con eso. Pero toda buena metodología se basa en aplicaciones de sentido común de las tareas necesarias. Estas prácticas, ya sea que las describa como “ágiles” o no, pueden ayudar a su equipo remoto a ser más eficiente y llevarse mejor frente a desafíos que la mayoría de nosotros no habíamos visto antes.